A) Il Titolare intende utilizzare, a scopo dimostrativo, l’assistente AI messo a disposizione dal Fornitore sul proprio sito. Ai fini della presente nomina, per “Assistente AI” si intende un chatbot tramite il quale il Titolare potrà formulare domande e/o quesiti, anche caricando propri documenti, ed ottenere risposte tramite modelli di intelligenza artificiale generativa di terze parti (es. GPT-4 etc.). Il Fornitore, tramite l’assistente AI, potrebbe effettuare operazioni di trattamento di eventuali dati personali contenuti nei documenti eventualmente caricati dal Titolare. Si rende quindi necessario procedere alla formale nomina del Fornitore come Responsabile del Trattamento (vedi infra) in relazione ai suddetti dati personali;

B) il Titolare, ai sensi del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, “Codice in materia di protezione dei dati personali” e successive modificazioni e integrazioni (“Codice”) e dell’art. 24 del Reg. UE 679/2016 e successive modifiche ed integrazioni (“Regolamento”) (Codice e Regolamento definiti anche congiuntamente come “Normativa”), è Titolare del Trattamento di Dati Personali che potrebbero essere trattati dal Responsabile a seguito dell’utilizzo dell’Assistente AI da parte del Titolare;

C) il Titolare, ai sensi dell’art. 28, comma 1 del Regolamento, riconosce che il Fornitore dispone delle autonomie operative, dell’esperienza, delle capacità e dell’affidabilità necessarie a fornire sufficienti ed idonee garanzie per mettere in atto misure tecniche ed organizzative adeguate in modo tale che il Trattamento soddisfi i requisiti della Normativa attualmente in vigore, ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza;

D) con l’adesione alle presenti condizioni (“Contratto”) il Titolare intende nominare il Fornitore quale responsabile del Trattamento (“Responsabile del Trattamento”, “Responsabile del Trattamento” o “Responsabile”) dei Dati Personali effettuato nell’ambito dell’utilizzo dell’Assistente AI e il Fornitore accetta la predetta nomina;

1.1 Le Premesse e gli Allegati costituiscono parte integrante ed essenziale del presente Contratto.

1.2 Le definizioni contenute nel presente Contratto hanno il medesimo significato (salvo che per il numero) se usati al plurale e viceversa. Le definizioni dei termini “Dato Personale”, “Interessati”, “Responsabile del Trattamento”, “Titolare”, “Trattamento” sono consultabili all’art. 4 del Regolamento.

2.1 Con il presente Contratto il Titolare nomina il Fornitore quale Responsabile del Trattamento dei Dati Personali ex artt. 28 e 29 del Regolamento, in relazione ai Trattamenti di Dati Personali realizzati nell’ambito dell’utilizzo dell’Assistente AI.

2.2 Il Fornitore, realizzati nell’ambito dell’utilizzo dell’Assistente AI, sarà coinvolto nei seguenti Trattamenti del Titolare:

2.3. Le attività di Trattamento consentite al Responsabile sono: (a) upload dei documenti caricati dal Titolare del Trattamento tramite gli endpoint dei citati servizi di intelligenza artificiale generativa; (b) utilizzo dei servizi di intelligenza artificiale generativa di terze parti allo scopo di estrapolare le porzioni rilevanti per rispondere ai quesiti del medesimo Titolare del Trattamento o allo scopo di effettuare sintesi o altre forme di attività di comprensione del testo e successiva elaborazione (le “Attività Consentite”).

2.4. Con il presente atto, inoltre, il Titolare autorizza espressamente il Responsabile a trasmettere i Dati Personali di cui sopra ai servizi di intelligenza artificiale generativa di terze parti (es. GPT4 fornito dalla società OpenAI Inc.).

3.1 Il Fornitore dichiara di aver ricevuto, esaminato e compreso le istruzioni di Trattamento impartite dal Titolare (“Istruzioni”), che si impegna a rispettare nell’esecuzione del Contratto di Servizi. In particolare il Fornitore: (a) assicura che non siano compiute operazioni di Trattamento non rientranti nelle Attività Consentite e si impegna a non diffondere o comunicare, in alcun caso, i Dati Personali a soggetti terzi non autorizzati; (b) si impegna a designare per iscritto quali autorizzati (“Autorizzati al Trattamento” o “Autorizzati”) o designati (“Designati”), ai sensi dell’art. 2-quaterdecies del Codice e art. e 29 del Regolamento, eventuali dipendenti e/o collaboratori che coadiuvino il Responsabile nell’esecuzione delle proprie attività, fornendo le istruzioni per lo svolgimento delle relative mansioni nel rispetto delle Istruzioni del Titolare e facendo loro sottoscrivere specifici accordi di riservatezza, vigilando altresì sul loro operato; (c) si impegna ad adottare misure tecniche ed organizzative idonee ex art. 32 GDPR;

3.2 Resta espressamente inteso tra le Parti che sarà cura ed onere esclusivo del Titolare “rendere pubblico, secondo le modalità ritenute più opportune, incluse, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, mediante inserimento nel registro dei trattamenti di cui all’art. 30 del Regolamento, o nell’informativa prevista dall’art. 13 del Regolamento, l’avvenuta nomina del Fornitore quale “Responsabile del Trattamento dei Dati Personali”.

3.3 Il Titolare, ai sensi dell’art. 28.2 del Regolamento, autorizza espressamente sin d’ora il Responsabile ad avvalersi di altri responsabili del trattamento (“Subresponsabili”), purché rientranti nelle seguenti categorie: (i) servizi di intelligenza artificiale generativa di terze parti.

4.1 Il presente Contratto e, in particolare, il Trattamento dei Dati Personali in esso disciplinato, avrà effetto per tutta la durata dell’utilizzo dell’Assistente AI.

4.2 Il Titolare è informato che i Dati Personali inseriti dal medesimo nell’Assistente AI saranno trattati esclusivamente per il periodo temporale necessario all’elaborazione ed invio della risposta.

5.1 Salvo diversa espressa previsione contenuta nel presente Contratto, qualsiasi comunicazione richiesta o consentita dalle disposizioni del Contratto dovrà essere inviata, fino a nuova o contraria disposizione sottoscritta da entrambe le Parti, a mezzo lettera raccomandata con ricevuta di ritorno o a mezzo mail, agli indirizzi indicati in epigrafe.

5.2 Le comunicazioni o notifiche inviate a mezzo mail o per raccomandata con ricevuta di ritorno avranno effetto al ricevimento.